Применение печатей больше не является обязательным. Стоит ли отказываться от клише или лучше по старинке продолжить проставлять штампы? На вопросы ответили Евгения Яковлева, руководитель отдела бухгалтерского аутсорсинга юридической компании «ПРИОРИТЕТ», и Дмитрий Семочкин, юрист юридической компании «ПРИОРИТЕТ».
Федеральный закон от 6 апреля 2015 года № 82-ФЗ отменил с 7 апреля 2015 года обязательное требование для АО и ООО иметь печати.
До этого момента ряд норм и множество подзаконных актов предписывали бизнесу проставлять на документах круглый штамп. На сегодняшний день в часть российских законов уже внесены поправки, в соответствии с которыми клише ставится только в том случае, если оно у компании есть. Например, при подаче пакета документов для регистрации договора аренды зданий или сооружений, заключенного на срок не менее года, заверять печатью копии учредительных документов должны только те хозяйственные общества, в уставе которых есть указание на наличие печати. Остальные организации делать это не обязаны.
Оптимизируйте документооборот вашей компании:
Нужна помощь с оптимизацией документооборота? Воспользуйтесь нашим юридическим сопровождением. Для правильного ведения документации обратитесь за бухгалтерским обслуживанием. Если нужна помощь с кадровыми документами, рассмотрите кадровый аудит.
Ставить или нет?
Сложнее обстоит дело с подзаконными актами, которые до сих пор предусматривают необходимость наличия у юридических лиц штампов. Например, для открытия расчетного счета общество должно представить в банк карточку с образцами подписей и оттиска. Поскольку в законе № 82-ФЗ прямо не указано, что обязанность использовать печать может быть закреплена в подзаконных актах, формально такие указания с 7 апреля 2015 года обязательными не являются. Однако компаниям нужно быть готовым к тому, что госорганы, банки и иные инстанции будут по-прежнему требовать наличие штампа на документах.
Отмена печатей для юридических лиц в 2015 году связана с переходом на электронный документооборот, в котором вместо печатей будет использоваться цифровая подпись. Согласно закону, компания, отказавшаяся от печатей, вправе не ставить ее на налоговой и бухгалтерской отчетности, отчетности в фонды и др.
Что касается первичной документации, то здесь все обстоит несколько проще. В статье 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ указаны обязательные реквизиты, которые должны содержать эти бумаги. Формы «первички» организации вправе разработать самостоятельно, и, согласно указанной статье, печать на таких бумагах не является обязательной. Поэтому на практике отказ от заверения актов и накладных ошибкой являться не будет.
Однако, есть документация, формы которой предполагают печать, и они обязательны к применению. Например, в части соблюдения кассовой дисциплины или заполнения путевых листов. Вступивший в силу закон № 82-ФЗ об отмене печатей пока не дает нам разъяснений, как поступать с этим видом первичной документацией. Поэтому мы считаем, что отказываться на данном этапе от штампов не стоит, так как существует вероятность, что ИФНС и внебюджетные фонды при приеме отчетности или при проверках будут требовать ее наличия на документах, например, ссылаясь на то, что она должна быть у всех фирм, созданных до вступления в силу закона № 82-ФЗ.
На наш взгляд, в сложившейся ситуации лучше руководствоваться здравым смыслом и дождаться соответствующих разъяснений контролирующих органов о том, как быть с теми документами, которые требуют наличия печати, а потом уже принимать решение об отмене штампа.
Обратите внимание, если контрагент не заверит первичные документы печатью в тех случаях, когда это необходимо, в утвержденной государством форме документа, то инспекция, вероятно, будет чаще доначислять налоги, считая, что компания не проявила должной осмотрительности либо получила необоснованную налоговую выгоду. В случае, если в бумагах, например, отсутствуют расшифровки подписей, либо документ будет подписан неустановленным лицом, то без штампа организации в суде будет сложнее отстоять позицию, что все операции были реальны и законны.
В связи с этим мы рекомендуем просить контрагентов ставить на документах печать, если такое заверение предусмотрено. Также стоит убедиться в том, что формы, утвержденные компанией-партнером, не требуют обязательного заверения штампом. Советуем направить контрагенту запрос, чтобы прояснить этот вопрос. Даже если компания не получит ответ, такой шаг для налоговиков будет свидетельствовать о проявленной ею должной осмотрительности.
Возможные сложности
Как мы уже рассказали, начиная с 7 апреля 2015 года, компании могут применять печати по своему желанию и только в том случае, если сведения о наличии штампов прописаны в уставе организации. Соответственно и наоборот, если фирма решила отказаться от ее использования, то положение о ее наличии необходимо исключить из учредительного документа.
При таком «либеральном» подходе к печати следует помнить, что уровень защищенности бумаг организации снижается при отказе от пользования клише. Конечно, при необходимости, предприниматель может сам выбрать способ защиты для документов. Это может быть электронная подпись, специальные бланки компании, голографическая печать и т. п. Отказавшись от использования штампа на бумагах, компании необходимо быть готовой к тому, что, возможно, она столкнется со следующими трудностями. Во-первых, обществу придется внести изменения в устав. Во-вторых, ему придется получить, при необходимости, электронно—цифровую подпись. А эта процедура гораздо более длительная и дорогая по сравнению с изготовлением печати. В-третьих, компания может столкнуться с такой проблемой: подаваемые копии документов организации (для банка, госорганов или контрагентов), скорее всего, придется заверять нотариально. В-четвертых, организации, скорее всего, придется представлять копию устава, где будет указано (или не указано) на наличие печати у компании. И, наконец, в-пятых, у общества усложнятся взаимоотношения с госорганами в случаях, когда использование печати организацией предусмотрено внутренними инструкциями по заполнению документов и др.
Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что в новых условиях мы бы порекомендовали с отменой печати повременить. Компаниям стоит подождать, пока сложится надежная практика работы организаций без клише. Если же у фирмы есть необходимость повысить защиту своего документооборота, то она может, отказавшись от печати (не секрет, что подделать ее — не проблема), использовать электронно-цифровую подпись. Это будет вполне разумно, за этими технологиями будущее.
