Кадровый аутсорсинг

Обслуживание кадрового делопроизводства — это способ оптимизации бизнеса с помощью привлечения сотрудников внешнего подрядчика, которые берут на себя часть функций компании-заказчика по работе с кадрами. Привлекая стороннего специалиста, можно исключить расходы на административную работу и решить другие задачи:

• выявление и снижение избыточных трат на сотрудников;
• улучшение качества работы персонала без дополнительных расходов;
• предупреждение типичных ошибок, которые часто возникают при оформлении работников в штат организации.

За оптимизацией административных бизнес-процессов могут обращаться организации разного масштаба. Качественный аутсорсинг необходим крупному бизнесу для сокращения затрат на обслуживание персонала. Малый бизнес не всегда может позволить себе штатного высококвалифицированного кадровика. Часто компаниям бывает выгоднее обратиться за услугами аутсорса, чем нести расходы на поиск, оформление и последующее администрирование силами штатных сотрудников. Без кадрового сопровождения не обойтись зарубежным фирмам, которые недавно работают в РФ и не разбираются в трудовом законодательстве.

Обычно административное сопровождение нужно предпринимателям, которые:

• хотят освободиться от административной нагрузки и сосредоточиться на профильной деятельности компании;
• стремятся увеличить производительность своего бизнеса;
• нуждаются в профессиональном сопровождении административной деятельности на первых этапах развития компании, при открытии филиала или нового офиса.

Задача аутсорсинга не только в том, чтобы наладить кадровое делопроизводство и в итоге улучшить финансовые показатели, многие компании пользуются услугами профессионалов, чтобы снизить риски, связанные с проверками государственных служб.

Отсутствие качественного административного обслуживания грозит бизнесу, руководителю и должностным лицам крупными штрафами, потерей управляемости персоналом, конфликтами с работниками, судебными разбирательствами и дополнительными убытками.

Штрафы для компании

Даже самые незначительные ошибки в трудовой сфере могут стать причиной наложения серьезных штрафов. Если административной работой занимается неопытный штатный специалист или работник, для которого составление кадровой отчетности не является основным видом деятельности или компания расширяется, и требуется нанять большое количество работников, то вероятность наложения штрафов из-за допущенных ошибок возрастает. Среди частых ошибок, совершаемых кадровиками, можно выделить следующие:

Не прописаны существенные условия трудового договора.

Закон определяет основные положения, которые должен содержать договор: данные о работнике и работодателе, место работы и обязанности, дата начала трудовых отношений, режим работы и отдыха, условия труда и иные положения, предусмотренные ст. 57 ТК РФ.  По общему правилу отсутствие существенных условий влечет недействительность договора, но в случаях с трудовым законодательством, компании придется выплатить штраф.

Не указан размер заработной платы и иных денежных поощрений работников.

В данном случае неточные формулировки или отсылки к внутренним актам компании, которые определяют з/п работников, запрещена. В соответствии с законом должна быть указана точная сумма вознаграждения.

Трудовой договор не предусматривает индексацию з/п.

Данное правило касается работодателей, которые не относятся к бюджетным организациям. Если положение об индексации не прописать в документации, компании грозят штрафы.

Неправильное указание сроков начисления зарплаты.

Законодательство предусматривает ограничения, в соответствии с которыми работодатель не может произвольно прописать дату расчета с персоналом: нужно указывать точную дату с учетом периодичности выплат, установленных ТК РФ.

Отсутствие графиков отпусков.

Закон предусматривает обязанность составлять графики для персонала и работодателя. Руководитель обязан ознакомить работников с данным документом под подпись. Если проверяющие не обнаружат подписей работников, компании грозят штрафы за каждый установленный случай.
На практике могут возникать и иные ситуации, из-за которых могут быть наложены административные взыскания. За каждый выявленный факт нарушения компания понесет убытки в размере от 30 тысяч до 200 тысяч рублей.

Судебные разбирательства и денежные потери

Ошибки и неточности в кадровых процедурах неизбежно нарушают права сотрудников. Большая часть трудовых конфликтов разрешается в пользу работников, и работодатель вынужден выплачивать судебные издержки, различные компенсации или восстанавливать в должности уволенного сотрудника. В итоге страдает репутация компании, и появляются дополнительные расходы.

Важный аспект деятельности любой компании — грамотное оформление кадровой документации. Необходимо учесть тонкости документооборота, в противном случае руководству могут грозить серьёзные неприятности. Претензии со стороны персонала предприятия, проверки надзорными органами — всё это последствия ошибок в кадровом учете. Кроме того, при неправильном ведении документооборота не всегда возможно учесть расходы на оплату труда сотрудников в качестве расходов, снижающих налоговую базу.

Кадровый аутсорсинг, который проводится в Москве специалистами юридической компании «ПРИОРИТЕТ», осуществляется с учётом требований законодательства. Учитывается специфика бизнеса клиента, гарантируется индивидуальный подход к решению поставленных задач. При необходимости юристы оформят удаленную работу или стажировку, обоснуют необходимость заключения трудового договора на установленный срок, помогут в привлечении специалиста к материальной ответственности.