Как грамотно зафиксировать факт переписки с заказчиком вне рамок электронной площадки проводимых государственных торгов

Аделина Мельк, руководитель отдела юридического консалтинга

При проведении электронных аукционов в электронной форме функционал операторов электронных площадок четко регламентирует порядок и основания направления подрядчиками в адрес заказчиков определенных документов и сведений.

Однако, на практике очень часто возникают ситуации при которых подрядчику просто необходимо официально предоставить заказчику документы и сведения, не регламентированные площадкой и законом о контрактной системе (например, при сбоях в работе оператора электронной площадки или при иной технической невозможности направления документов через функционал площадки).

Многие участники торгов (подрядчики) почему-то «робеют» когда не могут отправить или прикрепить какой-либо документ через функционал площадки и тем самым вредят себе теряя возможность заключить государственный контракт, а иногда и попадая в реестр недобросовестных поставщиков.

Законодательство о контрактной системе не предусматривает переписку участника торгов с заказчиком вне рамок электронной площадки, но иногда доказать факт предоставления заказчику каких-либо документов или сведений — могут только оперативно направленные официальные заказные письма (с их дублированием по факсу и электронной почте). Очень важно четко зафиксировать суть и описание Ваших доводов и передаваемых заказчику документов (если Вы направляете электронное письмо, то все приложения должны иметь четкие и разборчивые названия, в описи вложений в ценное письмо должна быть дословно изложена Ваша правовая позиция, которую Вы хотите донести до заказчика), а также в обязательном порядке получить подтверждение передачи документов и сведений (почтовая квитанция и опись в ценное письмо, подтверждение отправки факса или электронного письма). Антимонопольный орган и суды всегда принимают во внимания все официально направленные Вами в адрес заказчика обращения и включают их в доказательную базу Вашей правовой позиции по конкретному спору или проблемной ситуации.