Судебная практика по КЭДО: новые вызовы для работодателя

«Юрист компании», ноябрь 2024. Автор – Наталия Кулаева, руководитель отдела по работе с персоналом.

       В последнее время во многих компаниях популярен тренд на цифровизацию кадрового делопроизводства. Это позволило компаниям снизить нагрузку на специалистов, минимизировать риски потери и утечки данных, сэкономить средства на хранении и документообороте бумажных носителей, а также дало возможность быстро получать необходимую информацию.

Кадровый электронный документооборот (КЭДО, ЭКДО, кадровый ЭДО) — это создание, подписание, использование и хранение работодателем, сотрудником или лицом, которое устраивается на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (ч.1 ст. 22.1 ТК РФ).

        Но, несмотря на преимущества, переход на электронный кадровый документооборот неизбежно привел к росту числа трудовых споров, сопряженных с вопросами использования работодателем и работником документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде.

         Без сомнения, работодателям будет полезно изучить дела, в которых суды рассматривали различные аргументы сторон, и делать свои значимые для практики выводы, чтобы избежать ошибок при использовании КЭДО.

1. Использование электронной подписи

        Одним из ключевых аспектов судебных разбирательств является использование электронной подписи (ЭП) при заключении и ведении кадровых документов. Основной проблемой здесь является оспаривание подлинности электронной подписи работника.

         Часто в судебной практике встречаются случаи, когда работники утверждают, что они не подписывали тот или иной документ с помощью ЭП, либо их подпись была использована без их согласия.

         Так, показательным является случай, когда работник оспаривал увольнение по собственному желанию, утверждая, что с заявлением об увольнении по собственному желанию он к работодателю не обращался, в связи с чем основания для расторжения трудового договора и увольнения отсутствовали. Он просил признать приказ об увольнении незаконным, восстановить его на работе, взыскать средний заработок за время вынужденного прогула и компенсацию морального вреда в размере 30 000 руб. (Решение Ленинского районного суда Еврейской автономной области от 03.06.2022 по делу N 2-213/2022).

Работодатель просил в удовлетворении требований отказать в полном объеме. Он пояснил, что с 01.02.2022 в соответствии с ТК РФ был произведен переход на взаимодействие с работниками посредством кадрового электронного документооборота (КЭДО), с использованием информационной системы. Работник был об этом уведомлен 31.01.2022 и дал письменное согласие на это. Посредством системы КЭДО 23.03.2022 работник подал заявление об увольнении по собственному желанию 08.04.2022, подписанное УНЭП. В указанный день был издан приказ об увольнении, с которым работник ознакомился лично под подпись.

По словам истца, заявление об увольнении он работодателю не подавал. В приказе об увольнении содержится ссылка на его заявление от 23.03.2022, однако такого заявления, по его утверждению, не существовало и он его не подавал. В тот день он подавал заявление об оплате больничного, поскольку с 11.03.2022 по 21.03.2022 он был временно нетрудоспособен. Данное заявление он подписал в порядке действовавшего во взаимоотношениях с работодателем электронного документооборота усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП), ему приходили коды для подтверждения его подписания, которые он сообщил на рабочем месте.

Суд первой инстанции отказал в удовлетворении исковых требований. Доводы истца о том, что он заявление об увольнении не писал, а написал заявление об оплате больничного, и намерений на увольнение не имел, являются несостоятельными. Ведь само поданное заявление называется "заявление об увольнении по собственному желанию", и спутать его с другим заявлением было невозможно. Более того, для оплаты больничного листа заявление работника не требуется, и его написание законодательством не предусмотрено.

В итоге судебная коллегия отменила решение суда первой инстанции и апелляционное определение, направив дело на новое рассмотрение в суд первой инстанции. На этот раз суд встал на сторону работника (Решение Ленинского районного суда Еврейской автономной области от 20.01.2023 по делу N 2-33/2023).  Суд подчеркнул, что работник является слабой стороной в трудовых правоотношениях, а работодатель наделен более широким спектром возможностей по доказыванию.

В судебном заседании наличие волеизъявления работника на увольнение по собственному желанию и его добровольность установлены не были. Суд указал, что работодателю надлежало выяснить причины увольнения работника при поступлении от его имени электронного заявления, учитывая, что:

- КЭДО у работодателя было введено за 1,5 месяца до такого заявления;

- само заявление об увольнении от истца было первым заявлением, поданным им и сформированным в системе КЭДО.

Поэтому оно могло быть сформировано истцом ошибочно при первичном использовании системы КЭДО. Суд указал, что работодатель должен был выяснить причины увольнения,  разъяснять работнику его трудовые права и последствия при подаче заявления об увольнении по собственному желанию, в том числе право отозвать его до согласованного сторонами срока.

На основе вышесказанного суд пришел к выводу о том, что увольнение сотрудника нельзя было признать законным и он подлежит восстановлению на работе.

2. Заключение трудового договора в электронной форме

           Судебные споры возникают также по вопросу правильного оформления трудовых договоров в электронной форме. Если используется электронный документооборот, трудовой договор может быть оформлен в электронной форме (Решение N 2-8057/2023 2-8057/2023~М-8484/2023 М-8484/2023 от 11 октября 2023 г. по делу N 2-8057/2023, вынесенное Раменским городским судом Московской области). Согласно ТК РФ, договор, заключённый в электронной форме, должен иметь ту же юридическую силу, что и бумажный, если соблюдены все необходимые процедуры.

            В данном Решении судом было отмечено, что, если используется электронный документооборот, трудовой договор может быть оформлен в электронной форме. При этом работодатель обеспечивает сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством РФ об архивном деле.

           Также Роструд в своем письме №ПГ/12392-6-1 от 03.07.2024 подтвердил, что работодатель вправе оформить трудовой договор, предусматривающий выполнение работником трудовой функции, в электронном виде без дублирования на бумаге, в том числе, и с дистанционными работниками, если организация ведет КЭДО.

3. Отсутствует возможность идентифицировать отправителя документа

            В последнее время участились случаи, когда работник подает заявление об увольнении по электронной почте, не заверенное электронно-цифровой подписью никакого вида, а в организации отсутствует электронный документооборот.

            Суды обращают внимание,  что если трудовым договором не предусмотрена возможность обмена работника и работодателя юридически значимыми документами по электронной почте, то у работодателя отсутствует возможность идентифицировать лицо, подавшее указанное заявление, следовательно, отсутствует возможность установить наличие волеизъявления работника на увольнение по собственному желанию и добровольность волеизъявления работника на увольнение по собственному желанию (Решение N 2-706/2023 2-706/2023~М-416/2023 М-416/2023 от 3 июля 2023 г. по делу N 2-706/2023, вынесенное Кировским районным судом г. Курска (Курская область).

           Похожий трудовой спор был с отказом работодателя в заключении трудового договора. На электронную почту компании пришло заявление о приеме на работу на вакантную должность специалист по социальной работе. Работодатель в ответном письме указал, что не может принять такое заявление, так как сообщение не позволяет идентифицировать личность отправителя, поэтому невозможно расценить его как волеизъявление конкретного лица о приеме на работу.

           Суд встал на сторону работодателя, обосновав свою позицию тем, что направленное заявление по электронной почте не отвечает требованиям трудового законодательства. Соискатель не подписал его электронной подписью, не приложил документы, предусмотренные статьей 65 ТК РФ, в том числе удостоверяющие личность. Содержание письма не позволило идентифицировать обращение как заявление конкретного лица о приеме на работу. Кроме того, кандидат на должность не представил доказательства, что направил работодателю заявление о приеме заказным письмом с уведомлением о вручении (определение 1-го КСОЮ от 20.08.2024 № 88-21554/2024).

            Также согласно письму Минтруда России от 24.11.2023 N 14-6/ООГ-7353 (не является нормативно-правовым актом) возможность направления электронных образов документов (документа на бумажном носителе, преобразованного в электронную форму путем сканирования или фотографирования с сохранением его реквизитов) посредством электронной почты, мессенджеров не допускается, за исключением случаев, установленных частью 13 статьи 22.3 ТК РФ.

4. Нарушение процедуры при дисциплинарном взыскании

          Рассмотрим трудовой спор, когда работник обратился в суд с требованием признать увольнение за прогул незаконным и изменить причину увольнения в трудовой книжке (ранее он подавал работодателю заявление об увольнении по собственному желанию). Компания, в целях соблюдения порядка применения дисциплинарного взыскания в отношении работника, направила работнику посредством электронной почты уведомление о предоставлении в течение 2 рабочих дней письменных объяснений по факту прогула. Работник указал, что не получал данное письмо, поэтому не открывал его, не знал о необходимости дать какие-либо пояснения. (Решение Шабалинского районного суда Кировской области № 2-17/2022 от 25.02.2022)

Суд, учитывая, что работник не давал согласие на получение каких-либо уведомлений от работодателя посредством электронной почты, на него не была возложена обязанность отслеживать все отправления работодателя по электронной почте и ознакомляться с ними, а иного способа уведомления работника, в том числе путем направления телеграммы или почтового отправления, работодателем избрано не было, пришел к выводу, что ответчиком не доказано надлежащее истребование объяснений у работника до применения меры дисциплинарного взыскания в виде увольнения. Также было не доказано получение такого требования работником, поэтому Суд встал на его сторону.

5. Увольнение в связи с неудовлетворительным результатом испытания

            В этой связи хотелось бы рассмотреть трудовой спор о признании незаконным увольнения в связи с неудовлетворительным результатом испытания (Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда  от 25.01.2022 г.).

Трудовой договор с работником был расторгнут, в связи с неудовлетворительном результатом испытания, уведомление об этом было направлено работнику по электронной почте. Оригинал данного уведомления и заверенная копия дневника прохождения испытательного срока были отправлены работнику курьерской службой в день увольнения, и получены им. Каких-либо соглашений, предусматривающих обмен кадровыми документами посредством электронной почты между истцом и ответчиком подписано не было. Кроме того, в день увольнения работник находился на больничном, что в силу действующего трудового законодательства исключало его увольнение.

Разрешая заявленные требования, суд первой инстанции оценив собранные по делу доказательства, нашел установленным факт ненадлежащего исполнения истцом своих должностных обязанностей в период нахождения на испытательном сроке, в связи с чем пришел к выводу о законности произведенного увольнения.

Также судом были отклонены доводы истца о несвоевременном уведомлении об увольнении, поскольку данное уведомление было направлено истцу на электронную почту, и получено последней. То обстоятельство, что уведомление не было направлено до увольнения в адрес истца на бумажном носителе суд полагает несостоятельным, так как такая обязанность работодателя не предусмотрена положениями ст. 71 Трудового кодекса РФ.

           Судебная коллегия при повторном рассмотрении дела пришла к выводу о нарушении работодателем порядка увольнения работника, ввиду отсутствия надлежащих доказательств вручения уведомления о предстоящем увольнении, признавая его направление посредством электронной почты не соблюдением положений ч. 1 ст. 71 Трудового кодекса РФ, поскольку из условий трудового договора, а также представленных доказательств по делу не следует, что работник давал свое согласие на получение кадровых документов, посредством электронной почты.

То обстоятельство, что ранее в дополнительном соглашении с работником был указан адрес электронной почты для осуществления трудовой функции дистанционно на установленный данным соглашением временной промежуток, не свидетельствует о согласии работника на получение каких-либо кадровых документов по электронной почте.

Судебная коллегия пришла к выводу о том, что увольнение было произведено в период временной нетрудоспособности истца, в нарушение запрета, установленного частью шестой ст. 81 Трудового кодекса Российской Федерации и находит несостоятельным вывод суда первой инстанции о наличии злоупотребления в действиях работника. Суд пришел к выводу, что процедура увольнения была нарушена и работник подлежит восстановлению на работе в прежней должности.

6. Доступ к кадровым электронным документам

           Работники имеют право на доступ к своим кадровым документам, включая документы, подписанные в электронной форме. Однако часто на практике возникают ситуации, когда работодатель ограничивает такой доступ, что приводит к судебным спорам.

           В одном деле работник потребовал предоставить ему доступ к его электронным расчётным листкам, которые хранились в системе КЭДО. Работодатель отказал, мотивируя это техническими проблемами. Суд встал на сторону работника, указав, что отсутствие доступа к кадровым электронным документам нарушает его права.

7. Споры о порядке хранения и уничтожения электронных документов

           Другим важным аспектом судебной практики является хранение и уничтожение электронных документов. Законодательство требует, чтобы все кадровые документы хранились в течение определённых сроков, независимо от формы их ведения. Однако вопросы возникают тогда, когда электронные документы уничтожаются до истечения этих сроков или теряются из-за технических сбоев.

          Так, в одном из судебных дел суд признал виновным работодателя в том, что он утратил электронные документы, что привело к нарушению прав работника на получение компенсации за неиспользованный отпуск. Суд указал, что ответственность за хранение электронных документов полностью лежит на работодателе.

8. Перевод на КЭДО без согласия работника

           Поскольку переход на электронный документооборот находится в стадии становления, судебные споры нередко возникают из-за перевода работников на систему КЭДО без их согласия. Согласно законодательству, работодатель не имеет права принуждать работников к использованию электронного документооборота без их письменного согласия.

            Так, суд рассматривал дело, когда работник отказался подписывать согласие на использование КЭДО, но работодатель всё равно начал использовать электронные документы в отношении этого сотрудника. Суд постановил, что такой перевод был незаконным и обязал работодателя вернуться к использованию бумажных документов в отношении данного работника.

         Конечно, активная работа для дальнейшей модернизации и внедрения электронного кадрового документооборота будет продолжаться, ведь прогрессивные компании, переходящие на цифровые технологии, выглядят более привлекательными для потенциальных сотрудников и клиентов, а бизнес-процессы становятся более прозрачными.

И, без сомнения, судебная практика по вопросам трудовых отношений с КЭДО продолжит развиваться.

По моему мнению, на данном этапе основными проблемами остаются вопросы подлинности электронной подписи, правильности оформления документов, доступа работников к своим электронным документам и соблюдения сроков хранения. Для работодателей ключевыми задачами становятся грамотное соблюдение всех процедур при использовании КЭДО, а также обеспечение прав работников на ознакомление и доступ к своим документам.

Нередко возникают ситуации, когда у компании имеется только документ, полученный от работника (в том числе бывшего) по электронной почте. Например, заявление сотрудника о приеме на работу или об увольнении. Судебная практика по данному вопросу довольно противоречива. Некоторые суды считают, что реальные намерения сотрудника может подтвердить только его письменное заявление на бумажном носителе, которое содержит собственноручную подпись. Также возникают случаи, когда между компанией и работником складываются долгосрочные доверительные отношения, стороны действуют на основании отсканированных копий документов и посылают друг другу документы на бумажном носителе. Но в случае спора работник может специально не передать оригиналы документов, тогда организация окажется в незавидном положении.

Я советую работодателям очень тщательно продумывать и прописывать в локальных нормативных актах возможность обмена электронными письмами (сообщениями и кадровыми документами) и фиксировать конкретные электронные адреса сторон для идентификации отправителя/получателя.

Следует отметить, что сохраняется высокий уровень риска для работодателей при использовании электронного документооборота в трудовых взаимоотношениях также из-за отсутствия у судов большого опыта рассмотрения трудовых споров и незначительного количества экспертов, которые могут участвовать в судебном процессе по вопросам кадрового электронного документооборота.

Пока же, как показал анализ существующей судебной практики, решения, принимаемые судами по данной категории споров, довольно противоречивы и в большинстве случаев суды встают на сторону работников.