«Юрист компании», август 2024. Автор – Ашот Осипов, ведущий специалист по тендерам.
В последнее время все больше сфер нашей жизни двигаются по направлению бережного отношения к природе и экологии.
Одним из таких шагов является переход на электронный документооборот. Данный переход позволяет отказаться от расходов на содержание бумажного архива, заправлять картриджи для печати реже, сократить или полностью отказаться от услуг курьерской службы для доставки документов контрагентам, сократить расходы на бумагу и сопутствующую канцелярию.
Не обошла данная тенденция и сферу государственных и муниципальных закупок.
С 1 января 2022 года установлена обязанность «электронной» приемки исполненного контракта, по контрактам, заключенным по результатам проведения электронных процедур.
На сегодняшний день приемка исполненного контракта осуществляется:
Федеральные заказчики – через Единую информационную систему в сфере закупок (ЕИС)
Заказчики г. Москвы – Портал поставщиков г. Москвы
Заказчики Московской области – Портал исполнения контрактов Московской области
Так же могут быть использованы иные ресурсы регионального назначения, в каждом определённом субъекте Российской Федерации
Прежде чем приступить к направлению документов, для электронной приемки исполнения, следует учесть основную проблему, с которой сталкиваются исполнители:
- Не надлежащим образом настроено рабочее место, с учетом особенностей государственных порталов.
- Не учтена правильная интеграция электронных оттисков, электронных подписей, на всех порталах.
- Не учтено, что все данные, на всех порталах должны полностью отражать все данные компании и не противоречить друг другу при интеграции разных порталов.
Иными словами, прежде, чем приступить к электронному исполнению – необходимо грамотно настроить программное обеспечение, рабочий стол, государственные порталы.
Таким образом, если с заключения контракта, не позаботиться о возможности электронной приемки исполнения, то Вы не сможете направить данное исполнение Заказчику, а это ведет к просрочке выполнения, начисления неустоек, штрафов, пеней.
Рассмотрим пример, из существующей практики:
Контракт на выполнение работ по текущему ремонту, объект находится в г. Москве. Исполнитель, добросовестно и в сроки выполнил данные работы. Комиссия Заказчика приняла работы.
Исполнителю необходимо направить закрывающие документы, в конкретном примере это Универсальный передаточный документ (УПД).
Процесс интеграции: Портал поставщиков г. Москвы – формирование и подготовка УПД - направление УПД на подписание в ЕИС – Подписание в ЕИС. Только при этой последовательности документ будет направлен Заказчику. Только после этого у Заказчика будет возможность оплатить выполненные работы.
Однако, на этапе направления УПД на подписание в ЕИС, всплывает ошибка, документ не отправляется в ЕИС: «Указанные сведения юридического лица отличаются от сведений, указанных в ЕИС»
Это пример ошибки интеграции. И заключается она в том, что Исполнитель менял КПП. И в данном случае на Портале поставщиков был новый КПП, а в ЕИС старый.
Данная ошибка распространенная, лежит на поверхности и легко устраняемая. Однако вы можете столкнуться с большим количеством не очевидных и сложных проблем. Которые можно было избежать на самом начальном этапе работы на порталах.
К сожалению, кроме проблем с интеграцией на порталах, могут возникнуть и с правильностью оформления документов, что приводит к отказу от принятия таких документов Заказчиком (некорректно указана сумма по этапу, не тот СТЕ и многое другое).
Если описывать каждый момент, то объем текста нашей статьи приблизиться к Войне и Мир.
Но все их можно предвидеть устранить, если у Вас в партнерах квалифицированный и опытный сотрудник. Такой, как любой из сотрудников Юридической компании «ПРИОРИТЕТ».
Хотелось бы отдельно отметить, что работа на описанных выше порталах это не исключительно работа с электронным исполнением, на данных порталах ведется такая работа как:
- направление счетов на получение аванса
- направление актов скрытых работ и иных актов, необходимых для выполнения контракта
- претензионная переписка с Заказчиком
В заключение: Электронное исполнение, это не только завершение выполнения работ, оказания услуг, поставки товара, но и текущая работа с Контрактом. Несмотря на то, что электронный документооборот упрощает приемку исполнительной документации, он имеет свои технические сложности, в настройке, интеграции и иные проблемы, вытекающие из специфики такого документооборота. Даже если у Вас все настроено и имеется правильная интеграция, Вы можете столкнуться с отказом от приемки направленных Вами документов, ввиду некорректности заполнения данных, с учетом всей специфики электронного исполнения.
Но при должной квалификации и имея практический опыт формирования электронных документов исполнения - электронное исполнение показывает, что скорость приемки документов возросла, направлять исполнение намного проще, на исправление и коррективы уходит минимум времени, ведь не надо печатать тонны бумаги и заново ставить подписи и печати, ну и конечно же идет бережное отношение к природе и экологии.
