Как организовать кадровый учет и избежать штрафных санкций

Август 2025. Автор – Светлана Фирстова, руководитель отдела по работе с персоналом.

Кадровое делопроизводство – один из самых важных участков в любой организации, который объединяет в себе все основные процессы в организации, от увольнения до воинского учета и охраны труда, а грамотный кадровик влияет не только на риски организации, но и формирует имидж вашей компании.

Поиск соответствующего специалиста на современном рынке, который отлично бы ориентировался во всех направлениях – дорогое и важное время работодателя, который рискует потерять компетенции такого сотрудника в любое время и по разным причинам.

во самостоятельно собственнику бизнеса, либо привлечь секретаря или бухгалтера. И тем не менее, попробовать разобраться самостоятельно все же можно.

Что бы мы рекомендовали начинающему специалисту или собственнику бизнеса. Проделайте несколько шагов:

Шаг первый. Проверочные листы

Начните с проверочных листов, утвержденных приказом Минтруда от 01.02.2022 года № 20, их всего 78 и охватывают они все вопросы труда и охраны труда.Государственные инспекторы по труду используют данные листы для проверки вашего бизнеса на предмет соблюдения трудового законодательства (соблюдаете ли вы в компании график отпусков, выплачиваете ли заработную плату своевременно, провели спецоценку рабочих мест)?

Приведем пример. Проверочный лист – приложение № 8 к приказу Минтруда содержит, в частности, следующие вопросы:

- работодатель установил порядок и производит индексацию заработной платы,

- извещает работников в письменной форме или в электронном виде о составных частях заработной платы,

- утверждена ли форма расчетного листа и установлены ли конкретные дни выплаты заработной платы в локальном нормативном акте?

Какой вывод напрашивается из этих вопросов, проверьте себя, издан ли приказ о форме расчетного листа, провели ли вы индексацию, а в какие дни выплачиваете заработную плату?

Например, при проверке правил внутреннего трудового распорядка одного из наших клиентов мы выявили, что дата выплаты заработной платы установлена некорректно, что может привести к ошибкам в датах выплаты и к штрафным санкциям за задержку заработной платы. Клиент указал, что заработная плата выплачивается каждые полмесяца 15 и 30 числа, но не учел, что в феврале не более 29 дней, а в июле – 31 день. Мы предложили изменить формулировку и изложить этот пункт в следующей редакции «…Заработная плата выплачивается каждые полмесяца 15 числа и в последний рабочий день месяца…»

На сайте Роструда вы сможете также пройти самопроверку и ответить в онлайн режиме на вопросы из списка и оценить свои риски возможных штрафных санкций.

Шаг второй. КОАП.

Изучите статьи 5.27 и 5.27.1 Кодекса административных правонарушений, после чего вы поймете, за что понесете ответственность и сможете исправить ошибки и неточности до проверок.

Приведем пример. Отсутствие графика отпусков или его несоблюдение, может повлечь материальную ответственность в виде компенсации морального вреда и (или) административную ответственность, например в виде штрафа, который для юрлица может достигать 70 000 руб.

Особенно важным изучение КоАП будет для генерального директора организации, но уже другой статьи 2.4 «Административная ответственность должностных лиц», и 4.5 «Давность привлечения к административной ответственности», согласно которой к ответственности может быть привлечен и бывший руководитель организации, если не истек 1 год со дня нарушения.

В последнее время государство активно борется с нелегальной занятостью, которой могут быть признано осуществление трудовой деятельности в нарушение установленного трудовым законодательством порядка оформления трудовых отношений.

Проверьте, не заключаете ли вы на регулярной основе гражданско-правовые договоры и не взаимодействуете ли вы с самозанятыми.

Генеральный директор может быть приглашен на заседание комиссии, в которую входят представители исполнительных органов субъекта РФ и по согласованию представители налогового органа, Государственной инспекции по труду, Социального фонда, а также могут быть приглашены и представители органов прокуратуры и ему придется держать ответ в случае, если договоры по сути заключены в обход трудового права: договоры заключаются с одним и тем же лицом на длительный период с равными выплатами, работу выполняют на территории работодателя, включены в рабочие чаты, заработную плату получают в дни, установленные правилами внутреннего трудового распорядка также, как и основные работники.

Шаг третий. Уголовное право.

Проштудируйте уголовное право, проверьте, нет ли задержек по выплате. Так, статьей 145.1 УК РФ части первой наказание предусмотрено за частичную (платеж в размере менее половины подлежащей выплате суммы) невыплату зарплаты свыше трех месяцев.

Приведем пример, в одной из организаций руководителем была задержана выплата первой части за июнь месяц, далее бухгалтерия выплатила вторую часть, и компания посчитала, что задержки зарплаты при таком варианте оплаты не будет.

Работники через 3.5 месяца обратились в трудовую инспекцию, куда был приглашен и руководитель организации, именно там он узнал, что может быть не только наказан административно, но и может быть лишен права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до одного года, либо принудительными работами на срок до двух лет, либо лишением свободы на срок до одного года.

Итак, какой мы можем сделать вывод дополнительно, анализируя уголовное право: к ответственности могут привлечь также за необоснованный отказ в приеме на работу женщин по причине беременности или наличия детей до трех лет, граждан предпенсионного возраста – по причине достижения такового, поэтому необходимо быть особенно внимательными как руководителю организации, так и должностным лицам, чтобы избежать наказания по ст.ст 144.1 , 145 УК РФ)

Шаг четвертый. Регулярное изменение трудового законодательства.

Обращайте особое внимание на изменение законодательства. За последние полгода утверждено более 10 различных изменений в трудовой кодекс. Некоторые из них внесут несущественные изменения в существующие документы.

Приведем пример: Постановление Правительства РФ от 16.04.2025 N 501"Об утверждении Положения об особенностях направления работников в служебные командировки" существенно не изменило подход в оформлении командировок, правки, в основном, корректировочные.

Другие затронут важные направления в оплате труда, которые приведут как к правовым, так и налоговым рискам.

С 1 сентября 2025 года Федеральным законом от 07.06.2025 N 144-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации" будут закреплены нормы о том, что необходимо определить вид премии, ее размер, сроки, основания и условия. Особенное внимание придется уделить тому факту, что уменьшить выплату допускается только за тот месяц, в котором вынесли дисциплинарное взыскание, и не более чем на 20% от месячной зарплаты.

Шаг пятый. Получите профильное образование.

Запишитесь на курсы кадровика. На некоторых курсах вы получите теоретические знания, на других – могут быть и практические занятия, но в целом даже в рамках получения диплома о повышении квалификации основные знания и навыки можно приобрести только при длительной работе.

Приведем пример: на повышение квалификации была направлена бухгалтер по расчету заработной платы, т.к. руководитель организации посчитал, что кадровый учет и расчет заработной платы – схожие участки. Три месяца бухгалтер изучала трудовое право, затем возглавила отдел кадров, но так и не смогла решать такие сложные вопросы, как – применение дисциплинарного взыскания, сложные увольнения и др, т.к. они требуют очень специфического подхода и филигранного знания законодательства.

Итак, подходим к финальному выводу: Проанализировав требования, которые проверит инспектор по труду по чек-листу, ознакомившись со штрафными санкциями, потратив несколько месяцев на изучение хитросплетений нормативных актов, можно наладить кадровое делопроизводство в организации, но будет ли на это время у бизнесмена, бухгалтера или секретаря?

К нам в юридическую компанию часто приходят клиенты, которые все же осмелились переложить эту важную и сложную функцию на плечи своих бухгалтеров, юристов, полагая, что это смежные отрасли, а после работы с нами искренне признают, что глубоко заблуждались в том, что самостоятельный поиск ответа в сети, включая помощь искусственного интеллекта, не помог разобраться так глубоко и детально, что для этого нужен очень хороший опыт.

Что же делаем мы в нашей организации, чтобы в компании был налажен правильный учет и отсутствовали штрафные санкции. Прежде всего мы внимательно следим за всеми изменениями трудового права, нанимаем на работу кадровиков с большим опытом, применяем рискориентированную методику и внимательно изучаем судебную практику. Развиваем ваш бизнес и развиваемся сами, так как ваши кадры в нашем приоритете.