Консультация по вопросам исп. автомобиля для служебных задач
Добрый день.
В случае использования личного автомобиля работников для выполнения служебных задач необходимо правильно оформить взаимоотношения работника и работодателя. Законодательство предусматривает различные способы оформления использования личного автотранспорта работника в служебных целях. В большинстве случаев в зависимости от конкретных обстоятельств применяют два из них:
1. Компенсация за использование личного автомобиля в рамках трудовых правоотношений;
2. Аренда автомобиля у работника.
Статья 188 ТК РФ определяет, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Соответственно для выплаты денежных средств и в том и в другом случае непосредственно вам по сути путевой лист не нужен, т.к. использование личного автотранспорта оформляется локальными документами в организации, где указаны все условия, но в зависимости от оформленных взаимоотношений по использованию служебного транспорта будет зависеть размер выплаты, с удержанием НДФЛ или нет.
Если это касается суммы компенсационных выплат, то с учетом ст. 188 ТК РФ и п. 3 ст. 217 НК РФ эти суммы не облагаются НДФЛ при наличии подтверждающих документов (расчетов суммы компенсации, документов, подтверждающих использование автомобиля в служебных целях, фактические расходы на использование автомобиля и т.п.). На это ссылаются специалисты в письмах Минфина от 20.04.2015 № 03-04-06/22274; Минтруда от 25.07.2014 № 17-3/В-347; ФНС от 27.01.2010 № МН-17-3/15@
Вывод о том, что работникам для получения компенсации необходимо предоставлять в бухгалтерию не только копию технического паспорта личного автомобиля, но и вести учет служебных поездок в путевых листах, содержится в письмах УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 № 16-15/020447@; УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 № 28-11/4115; Минфина России от 13.04.2007 № 14-05-07/6, от 29.12.2006 № 03-05-02-04/192.
Если это выплаты в вашу пользу в виде арендной платы организация удержит НДФЛ в размере 13 процентов.
Что касается учета данных расходов для самой организации, то для подтверждения обоснованности произведенных вам выплат и признания их в расходах в соответствии с п. 1 ст. 252, пп 11 п. 1 ст. 264 НК РФ законодательство предусматривает целый перечень документов, в том числе и путевой лист. Такие выводы следуют из целого ряда разъяснений, в то числе и из писем Минфина от 31.12.2010 № 03-04-06/6-327, от 20.05.2010 № 03-04-06/6-98, от 24.03.2010 № 03-04-06/6-47
Поэтому в данной ситуации требования вашей бухгалтерии правомерны.
