Консультация по вопросам закрытия договоров актами сдачи-приёмки

Добрый день.

В наличии актов не в последнюю очередь заинтересованы Ваши контрагенты. Дело в том, что при исчислении налога на прибыль налогоплательщик вправе уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов, а согласно п.1 ст. 252 НК РФ «Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации»

Таким образом, в случае если расходы произведенные налогоплательщиком не будут подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, возникнет налоговый риск отказа в признании расходов в целях налогового учета, что повлечет за собой риск доначисления налогов и штрафных санкций Вашим контрагентам.

С Вашей стороны риск заключается в том, что по общему правилу, приемка выполненных работ по договору подряда оформляется актом или иным документом, удостоверяющим приемку (п. 2 ст. 720 ГК РФ), а договор возмездного оказания услуг, поименованный в ст. 779 ГК РФ на основании ст. 783 ГК РФ отсылает нас в этой части к условиям Договора подряда.

При составлении акта необходимо принимать во внимание требования законодательства о бухгалтерском учете к первичным учетным документам, которыми оформляются хозяйственные операции организаций. Перечень обязательных реквизитов, порядок утверждения, составления и исправления первичных документов содержатся в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

С 2013 года в связи с вступлением в силу Федерального закона № 402-ФЗ существует несколько позиций факта подтверждения выполнения работ.

• официальная позиция заключается в том, что акт выполненных работ (оказанных услуг) является обязательным подтверждающим документом, только если его составление необходимо в соответствии с гражданским законодательством и (или) заключенным договором.
• есть позиция, определенная рядом судебных решений, согласно которым акт обязателен для подтверждения материальных расходов.
• есть судебные решения, в которых указано, что при отсутствии акта факт выполнения работ можно подтвердить другими доказательствами.

Но обратите внимание, что ни в одной позиции не сказано, что наличие только договора подтверждает факт оказания услуги.

Соответственно, в Вашей организации необходимо разработать некий документ, подтверждающий факт оказания услуги, который бы отвечал требованиям ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ.

Что касается обмена документами, то здесь на практике существует несколько способов:

1. Непосредственное подписание Заказчиков в момент приема услуги;
2. Отправка актов в адрес Заказчика почтовым сообщением;
3. Организовать электронный документооборот. В соответствии с ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» информация в электронной форме, подписанная электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. Однако данный способ используется если обе стороны применяют подобный документооборот.