Консультация по вопросам расходов подотчетного лица

Добрый день.

Авансовый отчет применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.

Статьей 252 НК РФ предусмотрены требования в отношении расходов, учитываемых для целей налогообложения прибыли организаций. В частности, такие расходы должны быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с требованиями, установленными законодательством РФ.

Согласно п. 1 Письма Минфина России от 18.06.2009 № 03-11-09/216 в отношении документального оформления хозяйственных операций  товарный и кассовый чеки служат документами, подтверждающими факт заключения договора розничной купли-продажи и его оплату.

Если к авансовому отчету не приложены первичные документы, то  такой отчет не может являться надлежащим доказательством осуществления расходов и расходы признаются документально не подтвержденными. Суды придерживаются аналогичного мнения (Постановления ФАС Дальневосточного от 08.09.2010 по делу № А04-8105/2009 и Волго-Вятского от 02.06.2010 по делу № А28-7022/2008-201/9 округов). В связи с этим возникает необходимость восстановить или дооформить документы.

Кроме того, неполный комплект  подтверждающих документов  может привести к тому, что налоговые инспекторы доначислят НДФЛ подотчетному лицу. Поскольку деньги подотчетнику выдавались, а он не представил надлежащим образом оформленные документы, налоговые органы считают, что суммы он потратил на себя, то есть получил доход, соответственно возникает обязанность удержать НДФЛ. Суды также поддерживают эту позицию (Постановление ФАС Поволжского округа от 22.09.2009 по делу № А55-1433/2009, Решение Арбитражного суда г. Москвы от 24.04.2008 по делу №  А40-2763/08-107-11 (оставлено в силе Постановлением ФАС Московского округа от 17.10.2008 N КА-А40/9830-08)).