Расчет стоимости
Скачать прайс

Если уволенный сотрудник оказался должником

«Расчет», октябрь 2019

Юлия Рыбалко
ведущий специалист по расчету заработной платы

«Расчет», октябрь 2019

Нередко происходят случаи, когда во время увольнения сотрудни­ка выясняется, что теперь почти уже бывший работник оказывается должен компании. Что можно предпринять в этой ситуации, разби­ралась Юлия Рыбалко, ведущий специалист по расчету заработной платы юридической компании «ПРИОРИТЕТ».

Российское трудовое законодатель­ство предусматривает, что при уволь­нении сотрудника из организации с ним должен быть произведен окон­чательный расчет в его последний ра­бочий день. На практике случается и так, что во время расчета в бухгалте­рии компании выясняется, что работ­ник остается должным организации. В такой ситуации у специалистов уче­та возникают вопросы: как вернуть сумму переплаты и сделать правиль­ные проводки? Как решить эту задачу и не получить претензии со стороны проверяющих органов?

Причина переплаты

Давайте разбираться. Как известно, излишне выплаченную заработную плату можно удержать только в ис­ключительных случаях. Об этом нам говорит часть 4 статьи 137 Трудового кодекса, прямо указывая, что это за случаи:

  • допущена счетная ошибка;
  • органом по рассмотрению индиви­дуальных трудовых споров при­знана вина работника в невыпол­нении норм труда или простое;
  • заработная плата излишне вы­плачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.

Стоит обратить внимание, что ограничения распространяются толь­ко на взыскание заработной платы, т. е. вознаграждениями за труд, ком­пенсационными и стимулирующими выплатами и возвратом денежных средств занимаются непосредственно исполнительные органы, а не работо­датель. Других оснований для удержа­ния или взыскания излишне выпла­ченной заработной платы нет.

Однако работник может внести ее в кассу работодателя в добровольном порядке.

Чаще всего чрезмерная выплата зарплаты вызвана двумя причинами.

Первая — перерасходом отпуска, когда работнику дали отпуск за еще не отработанный период, он уволил­ся, а период, за который был предо­ставлен отпуск, так и остался неотра­ботанным.

Вторая причина — неотработанный аванс, который уже выдали работни­ку, но он еще не успел отработать по­ложенный период и решил уволиться

Решение «авансовой» проблемы

Однако переплату, которая возника­ет в связи с получением сотрудником аванса, можно свести к минимуму. Как? Я рекомендую использовать наиболее безопасный для работодате­ля способ выплаты аванса. Переводить деньги, фиксированной суммой в раз­мере 40% от заработной платы, но при условии, что работник будет получать заработную плату за первую половину месяца пропорционально отработан­ному времени. То есть установить аванс процентом, но производить корректировку суммы за фактически отработанное время. В этом случае, даже если после получения аванса со­трудник решит уволиться, сумма аванса будет выплачена только за от­работанное время и даже будет учтен НДФЛ.

При добровольном погашении за­долженности перед организацией де­бетовое сальдо по счету 70 будет авто­матически погашено. Бывает, что рабо­тодатель не собирается взыскивать переплату. Что делать и какие проводки нужно применить в этом случае?

Перерасход отпуска

Если причиной долга является пере­расход отпуска, то бухгалтер должен сторнировать проводку, сделанную при начислении отпускных, и аннули­ровать соответствующие расходы в налоговом учете.

Дебет 20 Кредит 70

  • сторно на сумму излишне начис­ленной зарплаты;

Дебет 91 Кредит 70

  • сторно на эту же сумму.

При этом общая сумма заработной платы, НДФЛ и страховых взносов остается неизменной, в результате по счету 70 образуется дебетовое сальдо, которое останется вплоть до списа­ния.

Пример

Сотруднику с 3 по 16 июня предостав­лен отпуск. Сумма отпускных состави­ла 15 000 руб. После отпуска сотрудник решил покинуть компанию.

При увольнении работника возникли использованные, но не отработанные дни отпуска. Сумма неотработанного отпуска составила 5 тыс. руб. Сторниру­ем проводки:

Дебет 20 Кредит 70

  • 15 000 руб. — начислены отпускные; Дебет 20 Кредит 70
  • 5000 руб. — сторно отпускные; Дебет 91 Кредит 70
  • 5000 руб. — начислен прочий доход.

Неотработанный аванс

Если же долг возник из-за неотрабо­танного аванса, то дебетовое сальдо по счету 70 будет оставаться до тех пор, пока бухгалтер его не спишет.

Отмечу, что в случае неотработан­ного аванса работник уже получает доход, но в свою очередь компания не успевает удержать у него НДФЛ. По­этому бухгалтеру необходимо подать сведения в налоговую инспекцию о невозможности удержать налог.

Для этого потребуется представить справку по форме 2-НДФЛ с призна­ком «2». Обратите внимание на важный мо­мент: данная справка всегда подается в ИФНС уже после того, как задолжен­ность будет списана.

С этим бесплатным приложением вы оперативно узнаете обо всем, что произошло в мире бухучета и налогообложения. Оно позволяет получать новости, читать свежие статьи и создать свою бухгалтерию в папке Избранное, а также в любое удобное время и в любом месте делиться важной информацией с коллегами, друзьями и экспертами.