Автоматизация правовой работы юридического департамента

«ЭЖ-Юрист», май 2017

В последние годы справочно-правовые системы значительно упростили работу специалистов. В то же время большое количество юридических дел, задач и, как следствие, возросший объем обрабатываемой информации требуют повышения производительности труда каждого отдельного юриста и юридического департамента в целом. Решением этой задачи может стать автоматизация юридической деятельности.

Важные функции

Юридические компании всего мира давно используют программные приложения для решения различных юридических задач. При этом следует отметить, что речь не идет о полной замене юриста, напротив, такие программы предполагают совместную работу юриста и компьютера.

В течение долгих лет IT-специалисты отстаивали позицию, согласно которой скучная и однообразная работа (например, на конвейере завода) должна быть компьютеризирована, чтобы на смену человеку могли прийти компьютерные программы и роботы.

Однако для юридических профессий основное значение имеет не только качество и скорость выполнения какой-то конкретной функции, но и личность специалиста, его профессионализм, а также наличие определенных навыков и умений. В частности, такие задачи, как консультирование клиентов, составление юридических аналитических справок, ведение переговоров и участие в судебных заседаниях, к огорчению IT-специалистов, все еще недоступны для компьютерных программ и роботов.

Значительное количество времени юристы тратят на неинтеллектуальный труд, что тормозит деятельность любого юридического департамента и делает ее менее эффективной. Юристы каждый день сталкиваются с большим объемом бумажной работы, без которой нельзя обойтись: сортируют документы, заносят данные в таблицы и отчеты, вносят информацию о новых судебных делах, а также изменяют статус текущих. Передача данных внутри одного отдела обычно неудобна: юристы вынуждены обмениваться бумажными документами и папками, что не только ненадежно, но и требует немало времени.

В таких условиях значительная часть работы может быть автоматизирована. Впечатляющие достижения в сфере IT-технологий и их применение в юриспруденции — тому доказательство.

Прежде чем принимать решение об автоматизировании работы юридического департамента, необходимо проанализировать, какие сферы деятельности юристов действительно нуждаются в автоматизации и могут стать более эффективными.

Главная проблема, которую призвана решить автоматизация, — исключение из работы юридического департамента рутинных и неинтересных операций (например, поиск и ведение дел в календарях вручную, формирование шаблонных документов, подготовка статистических отчетов путем ручной переработки данных).

По данным портала «Право.ru», наиболее важные функции IT-программ для юристов следующие:

  • управление договорами и их отслеживание (88,3%);
  • управление судебными делами (86,5%) и документами (79,5%);
  • проверка контрагентов (77,3%);
  • создание собственных шаблонов (77,1%).

Автоматизация работы может быть объективно полезной для компании, если численность работников юридического департамента значительна. В департаментах, где трудится много сотрудников, сложно организовать групповую работу: возникают проблемы с коммуникацией и передачей/обменом документами.

Если компания является активным участником судебных споров, то у нее будет много работы по подготовке к судебным заседаниям, участию в них, а также информированию клиентов о ходе дел, подготовке отчетности для руководства. Составление и согласование большого количества договоров, подготовка регламентированной отчетности, управление юридическими делами — все это в целом может быть упрощено и ускорено с помощью автоматизации.

IT-программы с различным набором функций, если они направлены на автоматизацию юридической работы, могут помочь решить следующие задачи:

  • сокращение трудозатрат на обработку информации;
  • поиск новых инструментов планирования и контроля;
  • создание единой базы досудебных и судебных споров;
  • оценка эффективности деятельности сотрудников;
  • унификация правовых бизнес-кейсов и их решений с дальнейшей возможностью использования базы знаний всеми сотрудниками юридического департамента.

Положительные и отрицательные стороны

Автоматизация, как любой порядок/процесс или система, имеет свои положительные и отрицательные стороны.

Говоря о плюсах, следует в первую очередь сказать, что автоматизация правовой работы должна повысить ее продуктивность и устранить значительное количество наболевших проблем.

Во-первых, программы по автоматизации, направленные на сбор, систематизацию и хранение информации, исключают риск пропуска судебных заседаний и потерю документов. Любая информация о поступившем документе или назначенном заседании будет требовать от специалиста обязательной реакции. С помощью таких программ появляется реальная возможность выявления проблемных контрагентов за счет использования соответствующей статистики.

Во-вторых, с учетом того, что поступившая информация систематизируется и хранится в одном месте (электронном документообороте), доступ к которому есть у всех членов юридического департамента, она легко и быстро распространяется, что дает возможность скорого согласования документов с руководством компании.

В-третьих, появляется возможность следить за проверками госорганов (выполнением их предписаний), а также вести учет разрешительной документации (например, у некоторых компаний имеются лицензии, и нельзя забывать об истечении их срока, иначе работа остановится). Наличие внутри компании единой базы знаний с решениями по схожим юридическим вопросам значительно облегчает их поиск.

Унификация процесса деятельности юристов и исключение из их работы автоматизируемых операций позволяет им сосредоточиться на решении сложных задач и высокоинтеллектуальной работе: формировании позиций по делу, выработке алгоритмов реагирования на претензии контрагентов и актов государственных органов, ранжировании рисков, разработке мероприятий по их минимизации. Все это способствует наращиванию потенциала юридической службы и накапливанию ценного опыта.

Клиенты юридических компаний, в которых используются специальные IT-программы по автоматизации, также выигрывают. Они оперативно, иногда даже автоматически, информируются о текущих судебных делах и результатах судебных заседаний.

Недостатком использования IT-программ, направленных на качественную автоматизацию работы правового департамента, является высокая стоимость. Цена их для одного рабочего места составляет в среднем более 45 тыс. руб.

Перед руководителями департаментов встает сложная задача: какую программу выбрать, чтобы она наилучшим образом соответствовала интересам и потребностям компании или своего департамента. Неправильный выбор программного обеспечения ведет к недостижению поставленных целей.

С внедрением качественных систем автоматизации в любом юридическом департаменте отмечается положительный эффект. В одной из компаний после внедрения IT-программы руководители заметили, что эффективность работы увеличилась на 40%. При увеличении объема бизнеса в этой компании приблизительно в 1,5 раза количество сотрудников департамента осталось прежним.

Успешные технические решения

В России есть несколько успешных и наиболее распространенных программ, которые автоматизируют работу юридического департамента: Юрайт, СУДиДело, Aflatum, LawMatic, Jeffit.

У юридического информационного портала «Право.ru» существуют системы, которые предлагают готовые решения для автоматизации работы юридических департаментов и давно используются юристами, — это Casebook, представляющая собой электронную библиотеку судебной практики, и Caselook — универсальный инструмент не только для поиска, но и анализа судебной практики. Недавно была запущена новая система учета и управления судебными делами Casepro.

Использование этих систем, по мнению разработчиков, позволит вести все судебные и иные дела компании в одном интерфейсе, создавать и отслеживать события по делу, добавлять участников и документацию, назначать задачи и ответственных лиц, контролировать их выполнение, а также вести встроенную базу знаний для подготовки юридических заключений.

Инструменты повышения эффективности работы юридического департамента становятся более технологичными и инновационными. Современным средством управления департаментом является IT-программа. Она позволяет руководителю повысить прозрачность работы подчиненных, устранить негативное влияние человеческого фактора и более качественно обеспечивать правовую защищенность бизнеса. Для юристов такие программы освобождают время для решения нестандартных, творческих задач.

Несмотря на все хорошие стороны автоматизации, не следует забывать, что она не является волшебной палочкой и не может с помощью двух-трех кнопок решить все проблемы, которые стоят перед юридическим департаментом. Эти программы никогда не заменят качественную работу специалистов, но они помогут улучшить эффективность и результативность судебных споров и юридического труда.

Расчет стоимости
Скачать прайс