Поскольку руководитель фактически приступает к работе в созданной компании с даты ее регистрации, то с ним в этот же день необходимо оформить трудовой договор. Даже если трудовой договор с руководителем не был оформлен надлежащим образом, то он все равно считается заключенным. При этом работодатель в соответствии с частью 2 статьи 67 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ) обязан в течение 3 рабочих дней со дня фактического допущения руководителя к работе оформить с ним трудовой договор.

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

Трудовой договор с руководителем общества с ограниченной ответственностью  должен подписывать от имени общества председательствовавший  на общем собрании участников общества, на котором руководитель был избран или участник общества, уполномоченный на это решением общего собрания. Если решение о назначении руководителя отнесено к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) общества, то трудовой договор с ним должен подписывать председатель совета директоров (наблюдательного совета) или лицо, уполномоченное на это в решении (пункт 1 статьи 40 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 №14-ФЗ).

Трудовой договор с руководителем акционерного общества должен подписывать от имени общества председатель совета директоров (наблюдательного совета) общества или лицо, уполномоченное им на это (абзац 2 пункта 3 статьи 69 Федерального закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 №208-ФЗ). Если совет директоров в обществе не создан, трудовой договор с руководителем подписывается председательствующим на общем собрании акционеров либо лицом, уполномоченным общим собранием.

Вопрос о необходимости заключения трудового договора с руководителем, который является единственным учредителем организации, является спорным.
С одной стороны, в статье 273 ТК РФ указано, что положения главы 43 ТК РФ «Особенности регулирования труда руководителя организации и членов коллегиального исполнительного органа организации» на подобные случаи не распространяется, что позволило Федеральной службе по труду и занятости (письмо от 28.12.2006 от №2262-6-1)  и Министерству здравоохранения и социального развития (письмо от 18.08.2009 №22-2-3199) сделать вывод о невозможности заключения трудового договора с лицом, которое одновременно и руководитель и единственный участник общества.

С другой стороны, в соответствии со статьей 16 ТК РФ трудовые отношения, которые возникают в результате избрания и назначения на должность, характеризуются как «трудовые отношения на основании трудового договора». В арбитражной практике в настоящее время сложился подход, в соответствии с которым мнение о том,  что трудовой договор в подобном случае заключить невозможно, признается ошибочным (см., например, постановление ФАС Уральского–округа от 17.09.2007 №Ф09-2855/07-С1, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 06.04.2007 по делу №А66-8451/2006). Кроме того, заключение трудового договора в подобном случае положениям ТК РФ не противоречит, а с практической точки зрения скорее даже является необходимым для осуществления хозяйственной деятельности организации.

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

При приеме на работу руководителя в качестве первого работника приказ от имени работодателя  подписывается тем лицом, которое подписывало с руководителем трудовой договор.

Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (статья 66 ТК РФ).

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Работодатель - физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника, однако он не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.
При приеме на работу руководителя в качестве первого работника запись в трудовую книжку он делает самостоятельно.

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (статья 68 ТК РФ).
Действующее трудовое законодательство обязывает работодателя оформлять следующие унифицированные локальные нормативные акты в организации:

1. График отпусков (форма Т-7, утверждена  Постановлением Госкомстата России от 05.01.04 №1);
2. Штатное расписание (форма Т-4, утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1);
3. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69).

Также на работодателя возложена обязанность по оформлению локальных нормативных актов, которые должны быть разработаны им самостоятельно. К таким обязательным локальным нормативным актам, которые должны быть разработаны в первую очередь, относятся:

1. Правила внутреннего трудового распорядка;
2. Положение о персональных данных работников.

Правила внутреннего трудового распорядка – обязательный для работодателя локальный нормативный акт, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.

Персональные данные работника - информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. Передача персональных данных работника происходит уже на этапе заключения с первым работником организации трудового договора, ведь при приеме на работу он предоставляет работодателю охраняемую законом информацию о себе, именно поэтому для защиты персональных данных работника работодателем до заключения трудового договора с первым работником организации необходимо разработать локальный нормативный акт, которым будут урегулированы вопросы защиты персональных данных работников.

К Правилам внутреннего трудового распорядка и Положению о персональных данных прилагается лист ознакомления. Первый работник, а потом и все последующие работники, принимаемые в организацию, должны поставить свою подпись в листе ознакомления с этими локальными нормативными актами.

В трудовой договор с работником может быть включено условие о неразглашении коммерческой тайны. В настоящее время включение этого положения особенно актуально для руководителей организаций, а также для сотрудников, которые имеют доступ к сведениям, имеющим потенциальную коммерческую ценность.

Однако одного включения в трудовой договор подобного условия еще не достаточно для того, чтобы защитить сведения, составляющие коммерческую тайну.

В соответствии со статьей 10 Федерального закона «О коммерческой тайне» от 29.06.2004 №98-ФЗ работодатель должен принять ряд мер по охране конфиденциальности информации, которые включают в себя в частности определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну,  ограничение доступа к такой информации путем установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка и т.п.

Работник, в трудовой договор с которым включено условие о соблюдении коммерческой тайны, будет обязан ее сохранять только после того, как работодатель ознакомит его под расписку с локальным нормативным актом организации, в котором урегулированы все вопросы введения в организации режима коммерческой тайны, а также ответственности за его нарушение (статья 11 Федерального закона «О коммерческой тайне» от 29.06.2004 №98-ФЗ).  Разработка Положения о коммерческой тайне возложена на самого работодателя, который хочет обеспечить защиту коммерческой тайны в организации.

Существует ряд вопросов, по которым работодатель не обязан разрабатывать отдельные локальные нормативные акты, при условии, что все необходимые положения  будут урегулированы непосредственно в трудовых договорах с работниками. К таким вопросам относится установление должностных обязанностей каждого работника (либо в трудовом договоре, либо в должностной инструкции для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием), вопросы оплаты труда и премирования работников (если не отражены в трудовых договорах, работодатель должен обязательно разработать Положение об оплате труда и Положение о премировании и премиальном стимулировании (раздел VI ТК РФ).  

В случае если работодателем, вступившим в трудовые отношения с работником,  будет нарушено трудовое законодательство, то он может быть привлечен к  административной ответственности по статье 5.27 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации. Санкция этой статьи предусматривает следующие наказания:

• наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей;
• на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от 1000 до 5000 тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток;
• на юридических лиц - от 30000 до 50000 тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

Административная ответственность на работодателя может быть наложена не только за неоформление или неправильное оформление приема работника на работу, а также в случае, если в организации будет выявлено отсутствие обязательных локальных нормативных актов и иные нарушения трудового законодательства.